Ist ein Betrag für ein Auftrag eingegangen, der auf mehrere Rechnungen zu verteilen ist, kann die Sammelbuchung dafür genutzt werden. Diese Funktion wird durch klicken mit der linken Maustaste auf den Knopf "Sammel" gestartet. Es erscheint dann ein Unterformular zur Erfassung der Angaben zur Sammelbuchung.
Bearbeitungsformulat für Sammelbuchungen
Als erstes ist der zu bebuchende Auftrag zuzuordnen. Am einfachsten geht das, indem mit der linken Maustaste doppelt in das Eingabefeld für die Auftragsnummer geklickt wird. Es erscheint dann das Suchen-Formular mit allen Aufträgen, für die Rechnungen verbucht sind. Der gewünschte Auftrag kann ausgewählt und übernommen werden. Ebenso kann die Auftragsnummer auch direkt eingegeben werden.
Im oberen Teil des Formulares werden dann Kunde, Baustelle und die kumulierten Angaben zu den verbuchten Rechnungen angezeigt.
Nun kann wie bei der Einzelbuchung Belegnummer, Belegdatum, Zahlungsdatum, Buchungskennung sowie der zu verbuchende Betrag eingegeben werden. Sind alle notwendigen Angaben vorhanden kann durch Drücken des Knopfes "Ausführen" die Buchung vorgenommen werden.
Die Vorgehensweise ist folgende: Es wird bei der ersten Rechnung (nach Rechnungsnummer) beginnend der Zahlbetrag bis zur offenen Forderung abgetragen. Reicht der Zahlbetrag nicht für alle Rechnungen wird entsprechend eher aufgehört. Ist neben dem Zahlbetrag ein Skontobetrag eingegeben worden, wird dieser anteilig (entsprechend den einzelnen Rechnungssummen) aufgeteilt.
Bereits vorhandene Zahlungen werden berücksichtigt, Überzahlungen werden nicht verbucht, d.h. die Rechnungen werden nur bis zur offenen Forderung bebucht!